Geschäftsordnung

Geschäftsordnung zu § 8 der Satzung des Jugendförderverein Bad Berleburg e.V.

Präambel:

Die Geschäftordnung regelt ergänzend zur Satzung die Organisation, Aufgaben und Verfahren innerhalb des Vorstandes und des Vereins. Sie soll hilfreich sein beim Erfüllen der Aufgaben des Vorstandes und soll Klarheit bringen in den Bereichen die in der Satzung allgemein gefasst sind.

Sie tritt nach Genehmigung durch den Vorstand mit sofortiger Wirkung in Kraft und kann jederzeit durch Mehrheitsbeschluss des Vorstandes ergänzt oder verändert werden.

 

1. Vorstandsitzungen:

  1. Der Vorstand trifft sich mind. 4x jährlich zu gemeinsamen Sitzungen, bei Bedarf auch häufiger.
  2. Die Tagesordnung wird von den Vorsitzenden erstellt und dem/der Geschäftsführer/in per E-Mail bis 10 Tage vor der Sitzung zugeschickt.
  3. Die Einladungen mit Tagesordnung werden per E-Mail bis 1 Woche vor der Sitzung an alle Vorstandmitglieder versandt.
  4. Die Sitzungsleitung übernimmt eine Person des geschäftsführenden Vorstandes.
  5. Der/die Geschäftsführer/in schreibt von jeder Sitzung ein Protokoll oder bestimmt eine/n Vertreter/in, der/die bei Abwesenheit des/der Geschäftsführer/in diese Aufgabe übernimmt!
  6. Das Protokoll wird per E-Mail versandt und sollte den Vorstandsmitgliedern nach spätestens 14 Tagen vorliegen.
  7. Der nächste Sitzungstermin, Sitzungsort und Schwerpunkte der nächsten Sitzung werden auf der Sitzung mit den Anwesenden abgestimmt und festgelegt. Nicht Anwesende werden von dem/der Geschäftsführer/in umgehend von dem Termin in Kenntnis gesetzt.
  8. Die Sitzungen sind nicht öffentlich, Gäste können aber jederzeit hinzugeladen werden.

2. Handhabung Doppelspitze Vorsitz:

  1. Die/der 1. und 2. Vorsitzende nehmen den Vorsitz gemeinsam und gleichberechtigt wahr.
  2. Um Kompetenzprobleme zu vermeiden sollten folgende Punkte im Einzelnen klar zugeordnet werden:
    • Ansprechpartner Öffentlichkeitsarbeit
    • Vorbereitung von Sitzungen
    • Ansprechpartner Sponsoren
    • Achten auf Einhaltung von Satzung und Geschäftsordnung
    • Kontakte zu Gremien und Personen
    • Kontrolle der Vorstandsmitglieder auf Wahrnehmung ihrer Aufgaben.
    • Koordination der Zusammenarbeit des Vorstandes
    • Vertretung des/der Geschäftsführer/in und des/der Schatzmeister/in
  3. Sollten möglichst monatlich einen Gesprächstermin für Absprachen wahrnehmen
  4. Repräsentation des JFV in Gremien und bei Veranstaltungen

3. Aufgaben des /der Geschäftsführer/in

  1. ist für den Schriftverkehr zuständig
  2. ist Protokollführer/in bei Vorstandssitzungen und bei der Jahreshauptversammlung. Versendet die Einladungen zu den Vorstands-sitzungen per E-mail
  3. ist in Zusammenarbeit mit den Vorsitzenden Ansprechpartner für die Hompage
  4. ist Empfänger für alle E-mails und Verteiler, falls ein anderes Vorstands- mitglied angesprochen ist
  5. kann bei Anfragen Aufnahmeanträge zur Verfügung stellen
  6. pflegt und überarbeitet das Mitglieder- und Anschriftenverzeichnis
  7. lädt die Mitglieder und Presse bis mind. 2 Wochen vor der JHV schriftlich ein
  8. ist in Zusammenarbeit mit der Stadtjugendpflege für die Einladungen bzw. Ausschreibungen zur Sommernachtsparty zuständig
  9. ist für die Ausschreibungen zur Beteiligung der Mitglieder bei Veranstaltungen zuständig
  10. erstellt und führt Anwesenheitslisten

4. Aufgaben des Schatzmeister/in:

  1.  wickelt den Zahlungsverkehr ab:
    • schreibt Rechnungen an Sponsoren
    • bezahlt offene Rechnungen
    • verbucht Zahlungseingänge
    • stellt für Veranstaltungen Wechselgeld bereit
    • versorgt bei Veranstaltungen des JFV die einzelnen Stände mit Wechselgeld
  2. zieht die Mitgliederbeiträge bis 4 Wochen vor der Jahreshauptversammlung ein .
  3. stellt Spendenbescheinigungen aus
  4. versendet ein Begrüßungsschreiben an neue Mitglieder mit einem Hinweis auf die Homepage
  5. lädt die Kassenprüfer so ein, dass bis spätestens 14 Tage vor der JHV die Kassenprüfung durchgeführt ist
  6. nimmt nach Abstimmung des geschäftsführenden Vorstandes neue Mitglieder in die Zahlungsliste auf
  7. gibt die Anschriften der neuen Mitglieder an den/die Geschäftsführer/in weiter
  8. erläutert den Kassenbericht auf der Jahreshauptversammlung
  9. wickelt nach Abstimmung mit dem Vorstand Versicherungen für Veranstaltungen ab
  10. ist für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater (z.Zt. Georg Lückel) zuständig

5. Aufgaben Materialverwaltung/Kriterien und Preise des Materialverleihs:

  1. Der Materialwart/ die Materialwartin ist für den kompletten Materialpool des JFV verantwortlich.
  2. Der komplette Materialpool ist Eigentum des JFV.
  3. Der Materialwart hat für den einwandfreien Zustand des Materials zu sorgen. (z.B. auch TÜV-Termine.)
  4. Defektes Material darf nicht verliehen werden.
  5. Ausleihtermine werden nur mit dem Materialwart oder dessen Vertreter abgestimmt.
  6. Der Materialwart gibt die entsprechenden Preise an den Entleiher weiter (siehe Preisliste).
  7. Der Materialwart führt eine Inventarliste und einen Ausleihkalender mit Angaben über Veranstaltungsform und Ansprechpartner. Ist der Materialwart längere Zeit nicht zu erreichen, so gibt er diese an seinen Stellvertreter weiter.
  8. Der Materialwart legt 2 Tage im Jahr, außerhalb der normalen Instandhaltung fest, an denen das Inventar überarbeitet wird. Sinnvoll sind hier ein Samstag im Frühjahr und ein Samstag im Herbst.
  9. Der Materialwart unterrichtet den Verantwortlichen der Homepage über Änderungen im Materialpool.
  10. Der Materialwart bekommt vom JFV eine angemessene Aufwands-entschädigung.
  11. Der Materialwart darf Ausgaben bis 250 € selbstständig tätigen. Alle höheren Ausgaben müssen mit dem geschäftsführenden Vorstand abgestimmt werden.
  12. Terminabsprachen sind für den Verleiher und den Entleiher bindend.
  13. Der JFV ist frei von allen Haftungsschäden, die mit dem Verleih von Material aus seinem Materialpool in Zusammenhang stehen.
  14. Für den Verleih haben Vereinsmitglieder Vorrang vor Nichtmitgliedern die Jugendarbeit betreiben. Nichtmitglieder werden darauf hingewiesen, das Mitglieder bis zu 4 Wochen vor Ausleihtermin noch vorrangig sind.
  15. Bei Terminabsagen durch den Entleiher innerhalb der letzten 4 Wochen vor Ausleihtermin fallen Kosten in Höhe von 50 % der Ausleihgebühren an, wenn der JFV keinen weiteren Verleih mehr durchführen kann. Bei Terminabsagen innerhalb der letzten 2 Wochen vor Ausleihtermin muss der Entleiher die vollen Ausleihgebühren entrichten, sofern der Verein keinen weiteren Verleih durchführen kann. In Ausnahmefällen kann der Vorstand davon absehen.
  16. Das ausgeliehene Inventar darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
  17. Bei Anlieferung an den Veranstaltungsort im Bereich der Kommune Bad Berleburg fallen keine Fahrtkosten an. Außerhalb dieses Bereiches stellt der JFV dem Entleiher Fahrtkosten in Höhe von 0,30 € pro km (ab Lager) in Rechnung.
  18. Die Entleihgebühren und evtl. Fahrtkosten sind sofort in bar zu entrichten.
  19. Für jedes einzelne Inventar existiert ein eigener Mietvertrag, der in 2facher Ausfertigung jeweils vom Verleiher und vom Entleiher zu unterschreiben sind. Ein Exemplar behält der Verleiher und eins der Entleiher.
  20. Materialschäden sind dem Materialwart sofort mitzuteilen. Reparaturkosten werden dem Entleiher in Rechnung gestellt.
  21. Mit dem ausgeliehenen Material ist sorgfältig umzugehen. Das Material ist sauber, trocken und ordentlich an den Verein zurückzugeben.
  22. Mitgliedsvereine haben das Recht Materialien aus dem Verleihpool zu vergünstigten Konditionen auszuleihen.
  23. Über gesponsorte Materialien (die von den Sponsoren genutzt werden) gelten Sondervereinbarungen der Entleihpreise.

6. Aufgaben Öffentlichkeitsreferent/in:

  1. wird nicht als offizielles Vorstandsmitglied geführt, hat aber Gastrecht bei allen Sitzungen
  2. Pflege und Aktualisierung der Homepage
  3. Führen des Termin- und Veranstaltungskalender auf der Homepage
  4. pflegt ergänzend zum Vorstand Kontakte zu den Medienvertretern
  5. Sammlung von Dokumentationen, Berichten, Bildern u.s.w.

7. Richtlinien zur Aufnahme in den Verein

  1. Mitglieder außerhalb des Stadtgebiets Bad Berleburg können nur Fördermitglieder werden
  2. Vereine die selbst keine Jugendarbeit betreiben sind gesondert zu prüfen
  3. Betriebe und Geschäfte können nicht aus kommerziellen Gründen Mitglied werden

8. Richtlinien zur Beteiligung von Mitgliedern bei Veranstaltungen:

  1. Die beteiligten Vereine werden mit 50% am Gewinn beteiligt wobei dieser an alle beteiligten Vereine in gleicher Höhe ausgezahlt wird, um Konkurrenz unter den Vereinen zu vermeiden. Die verbleibenden 50% des Gewinns bleiben beim JFV und werden zu Satzungszwecken eingesetzt. Für sämtliche Anschaffungen ist ein mehrheitlicher Vorstandsbeschluss notwendig.
  2. Der JFV vergibt die Beteiligung an Veranstaltung nach möglichst frühzeitiger Ausschreibung an alle Mitglieder nach folgenden Kriterien:
    • Eingang der Rückmeldung
    • Betreibt das Mitglied Jugendarbeit
    • Inhalte der Beteiligung
    • Berücksichtigung von Anzahl der Beteiligungen
    • Rotationsprinzip
    • Sonstige Kriterien
    Der Vorstand bemüht sich unbedingt um Fairness und Gleichberechtigung
  3. Personenmitglieder sollen verstärkt bei Veranstaltungen gefragt und eingesetzt werden
  4. Vereinsgruppen, die bei Veranstaltungen des JFV das Programm durch Präsentationen ihrer Vereinsarbeit ergänzen (z.B. Tanzgruppen bei Sommernachtsparty) können nach entsprechender Vorstandsentscheidung eine angemessene Anerkennung zum Dank erhalten. Dies könnten, je nach Alter der Teilnehmer und Vorführung beispielsweise Kinogutscheine, Gutscheine zur Ausleihe von Materialien aus dem Verleihpool, Sponsorengeschenke oder andere Sachspenden sein. Die Aufwandsentschädigungen sind möglichst nicht aus dem Vermögen des JFV zu finanzieren.
  5. Großveranstaltungen bestreitet der JVF mit den ihm angeschlossenen Vereinen. Nach einem Rotationsprinzip soll sichergestellt werden, dass die Vereine gleichmäßig berücksichtigt werden.
  6. Über die Beteiligung der einzelnen Vereine und deren Abteilungen soll ein Buch geführt werden, in dem z.B. der Personalaufwand, Zeitaufwand, Gewinn, Größe des Vereins/Abteilung, Qualität usw. fixiert werden.
  7. Informationen zu Veranstaltungen kommen allen Interessierten schriftlich und in einer angemessenen Frist (mind. 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn) zu. „Interessierte“: alle Vereine aus dem städt. Verteiler werden einmalig angeschrieben z.B. mit Info´s zur WM und Abfrage, ob sie weiterhin Info´s vom JFV erhalten möchten. Beispiel:… wenn Sie dieses Formular nicht zurücksenden gehen wir davon aus, dass Info´s des JFV für Sie nicht interessant sind. Sollten Sie Informationen zu einem späteren Zeitpunkt wünschen, melden Sie sich bitte bei …“
  8. Informationen zu Großveranstaltungen werden an alle Interessierten versandt. Bei der Rückmeldung wird den Mitgliedsvereinen eine Frist eingeräumt, in der sie Priorität haben. Danach können sich alle weiteren Interessenten um die Beteiligung bewerben. Über die Beteiligung entscheidet der Vorstand. (Kriterien s.o.) Beispiel: Im Juni ist eine Großveranstaltung. Am 01. März gehen Info´s an alle Interessierten per Post raus, bis 30. März können sich Mitgliedsvereine melden und werden bevorzugt, ab 01. April können sich auch andere Vereine bewerben.
  9. Vereine, die sich zur Beteiligung an einer Veranstaltung verpflichten, verpflichten sich gleichzeitig ihren Dienst gewissenhaft zu erledigen. Dies umfasst neben Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit auch die Unterstützung bei Auf- und Abbauarbeiten und das Aufräumen und Reinigen des Einsatzortes.
  10. Mitglieder des JFV sollen die Arbeit des Vorstandes kritisch hinterfragen und unterstützen.

9. Sonstiges:

  1. Der JVF führt gemeinsam mit der Stadtjugendpflege die Abschlussveranstaltung der Ferienspiele am letzten Samstag in den Ferien durch.
  2. Der Vorstand beschließt die Entleihbedingungen für Material und die Mietpreise.
  3. Bei Veranstaltungen des Jugendfördervereins (z.B. Sommernachtsparty) sind die Materialien aus dem Verleihpool den beteiligten Mitgliedsvereinen kostenlos zur Verfügung zu stellen.
  4. Der JFV verpflichtet sich Veranstaltungen so zu organisieren, dass die Beteiligten kein finanzielles oder persönliches Risiko eingehen.
  5. Der JFV verpflichtet sich, bei Veranstaltungen auf moderate Preise (Getränke ohne Alkohol werden günstiger angeboten als alkoholische Getränke) zu achten und möglichst keinen Eintritt zu verlangen, um allen Kindern und Jugendlichen eine Teilnahme zu ermöglichen.
  6. Kurzfristig zu treffende Entscheidungen können jederzeit vom geschäftsführenden Vorstand getroffen werden.
  7. Die Vorstandmitglieder tragen gemeinsam die Verantwortung für alles, was im Zusammenhang mit dem JFV geschieht.

 

Mitgliederbeiträge:

Vereine 60 € pro Jahr

Erwachsene 24 € pro Jahr

Jugendliche 12 € pro Jahr